优化事件规划:7种方式事件技术可以缓解过程

无论是虚拟还是亲人,事件规划都是一个艰苦的过程。

规划人员监督无数细节,并建立许多事件方面,以确保事件变得伟大。

然而,他们遇到了挑战。这些挑战不是因为团队缺乏必要的技能和经验,但由于许多规划者仍然使用传统方法,这可能是完全过期的,这可能导致缺少可能对事件成功产生重大影响的重要细节。

然而,优化的过程利用技术来减少手动任务,释放时间,并为与会者创造连接的经验。

可以使用适当的技术支持事件规划的每个方面规划你的活动不仅更容易,而且更具组织和精确。

本文识别规划人员遇到挑战并涵盖可用于简化过程的合适技术的公共领域。这些主题概述如下:

  • 任务组织和优先级
  • 活动预算管理
  • 活动登记,营销和促销
  • 场地采购和选择
  • 活动经验
  • 呼吁论文和内容管理
  • 住宿和旅行

继续阅读以了解更多!

1.任务组织和优先级

在事件规划过程中,一些造成共同挑战的一些问题涉及优先考虑规划活动,管理时间表和创建团队。要照顾这一点,请考虑简单的生产力工具,如:

  • Evernote - 用于笔记和任务
  • todanist - 用于任务和清单
  • 幻想 - 日历和任务

对于涉及多个团队的复杂要求,请考虑满量程的项目管理工具,如:

  • 大本营
  • Asana.
  • 格雷洛

您还可以考虑使用特定于事件的规划软件,如Aventri和Bizzabo所提供的。

2.活动预算管理

另一个技术可以有用的地方管理活动预算。工具可用于帮助您进行预算预测,跟踪费用和收入,并设置付款提醒。

您还可以使用工具将项目分配给供应商并指定团队成员以监督特定的行项。合适的工具的示例包括:

  • 规划豆荚
  • ventri.
  • Cvent.

使用这些工具,您可以轻松地计算事件ROI,并知道在哪里进行调整以实现目标。

3.活动登记,营销和促销

为了简化数据收集,转移和集成,考虑使用组合平台进行活动登记,促销和营销。一些营销自动化平台(地图)包括所有这些功能,可以帮助您消除复制活动。您可以考虑的地图的示例包括:

  • 市场
  • HUBSPOT.
  • ActiveCampaign.
  • 销售队伍
  • 自动驾驶仪

监视用户行为对于提高转换率(事件注册数)至关重要,映射可以帮助您实现此目标。但是,如果您没有使用地图,还有其他工具可以帮助您实现这一目标。

Google Analytics是一个很好的工具,用于测量您网站上的用户行为,尽管它有自己的限制。具有更广泛功能的其他工具包括:

  • 疯狂的鸡蛋
  • 幸运的橙色
  • 热拉

这些工具提供了观察网站访问者的机会,即可导航或录制网站,为您提供完整的用户体验的图片。这可以帮助您改进页面导航流程,以指导用户沿着您的呼叫操作。

4.场地采购和选择

选择和采购活动场所是一项耗时的活动。它需要将RFP识别和发送到不同的属性并等待从每个属性接收响应。

但是,ERFP解决方案可以根据事件要求设置参数,以预先选择最适合您的事件的相关属性。然后,解决方案使您可以通过系统直接将要发送到所选属性的RFP。这通常具有快速转向时间和更高的响应速率。场地采购解决方案的例子包括:

  • Cvent.
  • ventri.

ERFP平台允许您更有效地管理场地出价进程,并且还允许与属性无缝通信。您可以直接在您选择的平台上进行谈判,选择和奖励合同。

5.活动经验

创建独特的事件经验需要了解对观众和发言者的每个部分的吸引力。有些人可能更愿意参加你的活动,而其他人则喜欢从他们的家中连接。因此,您需要一个将创建连接体验的平台,以适应个人和虚拟与会者。

另外,使用a移动活动应用程序可以通过创建自己的议程并选择与其他活动与会者选择网络机会,帮助与会者在您的活动中创建个性化体验。以下是您的活动平台和移动活动应用需求的一些技术建议。

  • 可怜的
  • 加速
  • Bizzabo.
  • ventri.

其中一些平台提供完整的体验,而其他平台则提供您需要的单独组件,您的活动是活动平台或移动应用程序。

可怜的

6.呼吁论文和内容管理

与活动发言者联系,请求文件和内容的活动,监控截止日期可能是许多活动组织者的挑战。技术可用于更有效地管理此过程。考虑的一个突出的软件解决方案是HUBB。HUBB可以帮助您减少手动处理内容时花费的管理时间。

7.住宿和旅行

使用Tech来管理客人的住宿和旅行计划,并节省巨大的时间。使用简单的工具,您可以在没有麻烦的情况下收集,组织和管理旅行和住宿偏好。这种工具的一个例子是EventPro。此工具还有助于使用场地预订和管理要求。

技术解决方案很棒简单制作规划但是,他们不应该以无法忍受的成本来。这就是为什么您在采用技术之前要仔细考虑您的预算,以优化您的活动计划流程。你的技术选择应该推动结果导致投资回报率的显着增加并不少融资。

这是Jordan Schwartz的旅客帖子

Jordan Schwartz是可怜的,活动应用程序和会议和贸易展的网站平台总裁兼联合创始人。他为软件建设的诱惑留下了学术心理学,并在微软领导了面向消费者的软件的发展。他在2007年离开了微软的会议挫败了他在那里的会议,通过下一代会议应用程序提供更多价值和更好的网络机会。Jordan Moonlights作为数字游牧民族,经常回到他的西雅图的家乡,倾向于他的蜜蜂​​荨麻疹。

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